Une étude documentée des coûts et des bénéfices d'un grand compte sans livraison directe : 10 700 commandes par mois, chaque tâche récurrente mesurée sur une année complète. Accès immédiat, sans frais.
Étude coûts et bénéfices, scénario 4 de 5
32 100 heures par année de travail manuel, de la commande à l'encaissement, et ce qui change quand le client passe sa commande lui-même.
Section 1
Il s'agit d'une étude documentée, pas d'une estimation. Chaque tâche récurrente du cycle de la commande à l'encaissement a été mesurée sur une année complète, puis recalculée sur une plateforme où le client passe sa commande lui-même.
| Activité | Distribution alimentaire |
| Industrie | Distribution alimentaire B2B |
| Agent(e)s au service à la clientèle | 11 |
| Commandes clients B2B | 10 700 par mois |
| Revenu annuel estimé | 96 300 000 $ (basé sur une moyenne de 750 $ par commande) |
| Système comptable ou ERP | SAP S/4HANA |
Cette étude couvre la prise de commande, l'import des factures depuis SAP S/4HANA vers WEGOTRADE, ainsi que les paiements et le suivi des comptes à recevoir. La livraison n'en fait pas partie. Elle considère un taux de conversion de 50 % de la prise de commande vers WEGOTRADE. Les paiements sont automatisés à 60 % (paiement en ligne uniquement). Les autres processus sont couverts par les outils mobiles et l'intégration comptable, avec une optimisation de l'effort de 80 %, laissant 20 % pour la gestion des exceptions.
L'économie nette et le rendement présentés ci-dessous correspondent au régime permanent, une fois la période de mise en place et l'implantation progressive complétées. Seule la période de récupération tient compte du cheminement réel de l'année 1, incluant 3 mois de mise en place et 6 mois d'implantation progressive.
Section 2
Section 3
Grand compte, sans livraison directe traite 10 700 commandes par mois. Les clients commandent principalement par téléphone et par courriel, et l'équipe administrative doit saisir chacune de ces commandes manuellement dans SAP S/4HANA. Les paiements sont traités de façon manuelle : l'équipe administrative doit vérifier les sommes reçues et mettre à jour chaque facture dans SAP S/4HANA.
La saisie manuelle des commandes dans SAP S/4HANA multiplie les risques d'erreurs de transcription et d'oublis.
Le cycle complet, de la commande au paiement puis au suivi des comptes à recevoir, dépend de la disponibilité de l'équipe administrative pour le traitement manuel, ce qui allonge les délais.
L'absence d'un système centralisé limite la visibilité en temps réel sur l'état des commandes et des paiements reçus.
Pour le client, commander par téléphone ou par courriel demande du temps et des efforts. Il doit joindre un représentant disponible, énumérer chaque item de mémoire ou à partir de ses propres notes, puis attendre la confirmation. À cela s'ajoutent des factures reçues avec délai après la livraison et un manque de visibilité sur leur solde, ce qui peut nuire à la relation d'affaires.
| Activité | Temps par commande |
|---|---|
| Création de commande | 8 min |
| Traitement de paiement | 3 min |
| Gestion comptes à recevoir | 4 min |
| Total par commande | 15 min |
Coût horaire de référence = 59 000 $ de salaire annuel, avantages sociaux inclus, divisé par 1 680 heures par poste (35 h par semaine sur 48 semaines travaillées) = 35,12 $ l'heure.
| Section | Heures / mois | Heures / année |
|---|---|---|
| Commandes clients | 1 427 | 17 120 h |
| Paiements | 535 | 6 420 h |
| Comptes à recevoir | 713 | 8 560 h |
| Total | 2 675 | 32 100 h |
Cette charge représente l'équivalent de 19,11 postes à temps plein (32 100 heures divisées par 1 680 heures par poste), pour un coût de 1 127 321 $ par année.
Section 4
L'effort annuel passe de 32 100 heures à 14 552 heures. Le cœur du changement est que le client passe sa commande lui-même, sur la plateforme de commande à votre image, au lieu qu'une personne la ressaisisse.
Avant. 17 120 heures par année.
Après. 50 % des commandes sont passées par le client, en ligne ou à partir d'un gabarit de commande généré automatiquement pour son jour de livraison. Les agents au service à la clientèle utilisent WEGOSell pour saisir directement les commandes des 50 % de clients qui ne commandent pas encore eux-mêmes sur la plateforme.
Avant. 6 420 heures par année.
Après. WEGOPay automatise 60 % des paiements (paiement en ligne uniquement) et applique chaque paiement à sa facture automatiquement. Les rappels et les états de compte sont transmis automatiquement.
Avant. 8 560 heures par année.
Après. Les relances de paiement et la transmission des états de compte sont automatisées directement sur WEGOTRADE, réduisant le suivi manuel requis pour les comptes en souffrance.
Avant. Les factures sont créées dans SAP S/4HANA par l'équipe administrative.
Après. Les factures seront synchronisées automatiquement entre SAP S/4HANA et WEGOTRADE. Les clients ont ainsi toujours accès à l'historique de leurs factures et peuvent payer en ligne.
| Dimension | Avant | Après WEGOTRADE |
|---|---|---|
| Risque d'erreurs | Élevé. Erreurs de transcription manuelle des commandes par l'équipe administrative et oublis dans SAP S/4HANA. | Réduit pour les commandes et les paiements en ligne automatisés. Données saisies directement par les clients. |
| Délais de paiement | Allongés par la collecte manuelle et la mise à jour tardive des factures. | Réduits grâce au paiement en ligne immédiat via WEGOPay, pour la portion des paiements automatisée. |
| Envoi de factures | Créées dans SAP S/4HANA par l'équipe administrative. | Synchronisées automatiquement entre SAP S/4HANA et WEGOTRADE, avec accès permanent à l'historique pour le client. |
| Mise à jour des paiements | Saisie manuelle longue pour l'application du paiement à la facture dans SAP S/4HANA. | Application automatisée à 60 % via l'intégration bidirectionnelle. Les autres modes demeurent une mise à jour manuelle. |
| Satisfaction client | Risque de litiges dus aux erreurs de saisie des commandes et des paiements. | Professionnalisme accru, transparence et accès en temps réel aux factures. |
| Productivité de l'équipe | Ressource administrative mobilisée par des tâches de saisie répétitives. | Capacité de croissance augmentée sans ajout de personnel administratif. |
Section 5
| Poste | Avant | Après | Gain |
|---|---|---|---|
| Charge administrative | 1 127 321 $ | 511 052 $ | 616 269 $ |
| Équivalents temps plein | 19,11 | 8,66 | 10,45 libérés |
| Section | Avant | Après | Libéré |
|---|---|---|---|
| Commandes clients | 17 120 h | 10 272 h | 6 848 h |
| Paiements | 6 420 h | 2 568 h | 3 852 h |
| Comptes à recevoir | 8 560 h | 1 712 h | 6 848 h |
| Total | 32 100 h | 14 552 h | 17 548 h |
Section 6
Aujourd'hui, cette opération consacre 1 127 321 $ par année à du travail administratif qui ne génère ni marge ni valeur pour le client. L'automatiser libère 17 548 heures, soit 10,45 équivalents temps plein, pour une économie nette de 467 150 $ par année et un rendement de 313 %. La période de récupération s'établit à 4,0 mois en tenant compte de 3 mois de mise en place et 6 mois d'implantation progressive.
Méthode