Scénario 5 : Grand transformateur alimentaire | Étude de rendement WEGOTRADE

Section 1

Introduction

Il s'agit d'une étude documentée, pas d'une estimation. Chaque tâche récurrente du cycle de la commande à l'encaissement a été mesurée sur une année complète, puis recalculée sur une plateforme où le client passe sa commande lui-même.

Activité	Transformateur alimentaire, avec livraison directe aux clients
Industrie	Transformation alimentaire B2B
Agent(e)s au service à la clientèle	21
Commandes clients B2B	21 400 par mois
Revenu annuel estimé	192 600 000 $ (basé sur une moyenne de 750 $ par commande)
Système comptable ou ERP	SAP S/4HANA

Cette étude couvre la prise de commande, l'import des factures depuis SAP S/4HANA vers WEGOTRADE, ainsi que les paiements et le suivi des comptes à recevoir. La livraison n'en fait pas partie. Elle considère un taux de conversion de 50 % de la prise de commande vers WEGOTRADE. Les paiements sont automatisés à 60 % (paiement en ligne uniquement). Les autres processus sont couverts par les outils mobiles et l'intégration comptable, avec une optimisation de l'effort de 80 %, laissant 20 % pour la gestion des exceptions.

L'économie nette et le rendement présentés ci-dessous correspondent au régime permanent, une fois la période de mise en place et l'implantation progressive complétées. Seule la période de récupération tient compte du cheminement réel de l'année 1, incluant 4 mois de mise en place et 8 mois d'implantation progressive.

Section 2

Sommaire exécutif

64 200 hEffort manuel par année, avant

38,21Équivalents temps plein absorbés

2 254 643 $Coût annuel de cet effort

35 096 hHeures libérées, 20,89 ETP

950 248 $Économie nette annuelle

337 %Rendement de l'investissement

5,2 moisPériode de récupération

80 %Effort automatisé

Gains clés

Réduction des erreurs et du retravail
Amélioration des délais de paiement
Visibilité en temps réel sur les opérations
Amélioration de la satisfaction client

Section 3

Où passent les 64 200 heures

Grand transformateur alimentaire traite 21 400 commandes par mois. Les clients commandent principalement par téléphone et par courriel, et l'équipe administrative doit saisir chacune de ces commandes manuellement dans SAP S/4HANA. Les paiements sont traités de façon manuelle : l'équipe administrative doit vérifier les sommes reçues et mettre à jour chaque facture dans SAP S/4HANA.

Points de friction identifiés

Erreurs et retravail

La saisie manuelle des commandes dans SAP S/4HANA multiplie les risques d'erreurs de transcription et d'oublis.

Délais opérationnels

Le cycle complet, de la commande au paiement puis au suivi des comptes à recevoir, dépend de la disponibilité de l'équipe administrative pour le traitement manuel, ce qui allonge les délais.

Manque de visibilité

L'absence d'un système centralisé limite la visibilité en temps réel sur l'état des commandes et des paiements reçus.

Impact sur l'expérience client

Pour le client, commander par téléphone ou par courriel demande du temps et des efforts. Il doit joindre un représentant disponible, énumérer chaque item de mémoire ou à partir de ses propres notes, puis attendre la confirmation. À cela s'ajoutent des factures reçues avec délai après la livraison et un manque de visibilité sur leur solde, ce qui peut nuire à la relation d'affaires.

Hypothèses de temps validées

Activité	Temps par commande
Création de commande	8 min
Traitement de paiement	3 min
Gestion comptes à recevoir	4 min
Total par commande	15 min

Coût horaire de référence = 59 000 $ de salaire annuel, avantages sociaux inclus, divisé par 1 680 heures par poste (35 h par semaine sur 48 semaines travaillées) = 35,12 $ l'heure.

Récapitulatif de la charge administrative actuelle

Section	Heures / mois	Heures / année
Commandes clients	2 853	34 240 h
Paiements	1 070	12 840 h
Comptes à recevoir	1 427	17 120 h
Total	5 350	64 200 h

Cette charge représente l'équivalent de 38,21 postes à temps plein (64 200 heures divisées par 1 680 heures par poste), pour un coût de 2 254 643 $ par année.

Section 4

Ce qui change, étape par étape

L'effort annuel passe de 64 200 heures à 29 104 heures. Le cœur du changement est que le client passe sa commande lui-même, sur la plateforme de commande à votre image, au lieu qu'une personne la ressaisisse.

Commandes clients

Avant. 34 240 heures par année.

Après. 50 % des commandes sont passées par le client, en ligne ou à partir d'un gabarit de commande généré automatiquement pour son jour de livraison. Les agents au service à la clientèle utilisent WEGOSell pour saisir directement les commandes des 50 % de clients qui ne commandent pas encore eux-mêmes sur la plateforme.

Libéré : 13 696 heures par année. Les heures restantes correspondent au temps alloué à la gestion des exceptions et à la portion non convertie des commandes. (20 544 h)

Paiements

Avant. 12 840 heures par année.

Après. WEGOPay automatise 60 % des paiements (paiement en ligne uniquement) et applique chaque paiement à sa facture automatiquement. Les rappels et les états de compte sont transmis automatiquement.

Libéré : 7 704 heures par année. Les heures restantes correspondent au temps alloué à la gestion des exceptions. (5 136 h)

Comptes à recevoir

Avant. 17 120 heures par année.

Après. Les relances de paiement et la transmission des états de compte sont automatisées directement sur WEGOTRADE, réduisant le suivi manuel requis pour les comptes en souffrance.

Libéré : 13 696 heures par année. Les heures restantes correspondent au temps alloué à la gestion des exceptions. (3 424 h)

Facturation

Avant. Les factures sont créées dans SAP S/4HANA par l'équipe administrative.

Après. Les factures seront synchronisées automatiquement entre SAP S/4HANA et WEGOTRADE. Les clients ont ainsi toujours accès à l'historique de leurs factures et peuvent payer en ligne.

Libéré : aucune économie de temps administratif n'est réclamée ici. Le bénéfice est du côté du client, et nous ne le comptons pas comme un gain.

Tableau comparatif, avant et après

Dimension	Avant	Après WEGOTRADE
Risque d'erreurs	Élevé. Erreurs de transcription manuelle des commandes par l'équipe administrative et oublis dans SAP S/4HANA.	Réduit pour les commandes et les paiements en ligne automatisés. Données saisies directement par les clients.
Délais de paiement	Allongés par la collecte manuelle et la mise à jour tardive des factures.	Réduits grâce au paiement en ligne immédiat via WEGOPay, pour la portion des paiements automatisée.
Envoi de factures	Créées dans SAP S/4HANA par l'équipe administrative.	Synchronisées automatiquement entre SAP S/4HANA et WEGOTRADE, avec accès permanent à l'historique pour le client.
Mise à jour des paiements	Saisie manuelle longue pour l'application du paiement à la facture dans SAP S/4HANA.	Application automatisée à 60 % via l'intégration bidirectionnelle. Les autres modes demeurent une mise à jour manuelle.
Satisfaction client	Risque de litiges dus aux erreurs de saisie des commandes et des paiements.	Professionnalisme accru, transparence et accès en temps réel aux factures.
Productivité de l'équipe	Ressource administrative mobilisée par des tâches de saisie répétitives.	Capacité de croissance augmentée sans ajout de personnel administratif.

Section 5

Analyse du rendement

Poste	Avant	Après	Gain
Charge administrative	2 254 643 $	1 022 105 $	1 232 538 $
Équivalents temps plein	38,21	17,32	20,89 libérés

Détail par section

Section	Avant	Après	Libéré
Commandes clients	34 240 h	20 544 h	13 696 h
Paiements	12 840 h	5 136 h	7 704 h
Comptes à recevoir	17 120 h	3 424 h	13 696 h
Total	64 200 h	29 104 h	35 096 h

950 248 $Économie nette annuelle

337 %Rendement de l'investissement

5,2 moisPériode de récupération

50 %Prise de commande convertie

Bénéfices additionnels non quantifiés

Réduction des délais de paiement et amélioration des liquidités de l'entreprise
Réduction des mauvaises créances grâce au suivi automatisé des comptes à recevoir
Réduction significative des erreurs de facturation et du retravail associé
Visibilité en temps réel sur les commandes, les livraisons et les paiements
Amélioration de la satisfaction et de la fidélité des clients grâce à un service plus fiable

Section 6

Conclusion et prochaines étapes

Aujourd'hui, cette opération consacre 2 254 643 $ par année à du travail administratif qui ne génère ni marge ni valeur pour le client. L'automatiser libère 35 096 heures, soit 20,89 équivalents temps plein, pour une économie nette de 950 248 $ par année et un rendement de 337 %. La période de récupération s'établit à 5,2 mois en tenant compte de 4 mois de mise en place et 8 mois d'implantation progressive.

Prochaines étapes

Rencontre de validation. Valider ensemble les hypothèses et ajuster le rendement et le plan si nécessaire.
Démonstration personnalisée. Présentation de WEGOTRADE adaptée à vos besoins spécifiques.
Proposition commerciale détaillée. Élaboration d'une offre complète et d'un calendrier d'implémentation.

Calculez ces chiffres sur mon opération

Méthode

1Effort mesuré tâche par tâche sur une année complète, sur une moyenne de 750 $ par commande. L'automatisation est modélisée à 80 %, laissant 20 % pour la gestion des exceptions.
2Coût horaire de 35,12 $ = 59 000 $ de salaire chargé divisé par 1 680 heures planifiées (35 h par semaine sur 48 semaines travaillées, soit l'horaire réel d'un poste et non une année civile complète).
3Un des cinq scénarios documentés, couvrant de 3 870 000 $ à 192 600 000 $ de revenu. La période de récupération des cinq scénarios varie de 4,0 à 7,9 mois.