Une étude documentée des coûts et des bénéfices d'un distributeur régional (PME) : 1 190 commandes par mois, chaque tâche récurrente mesurée sur une année complète. Accès immédiat, sans frais.
Étude coûts et bénéfices, scénario 2 de 5
5 043 heures par année de travail manuel, de la commande à l'encaissement, et ce qui change quand le client passe sa commande lui-même.
Section 1
Il s'agit d'une étude documentée, pas d'une estimation. Chaque tâche récurrente du cycle de la commande à l'encaissement a été mesurée sur une année complète, puis recalculée sur une plateforme où le client passe sa commande lui-même.
| Activité | Distribution de produits laitiers, avec livraison directe aux clients |
| Industrie | Distribution alimentaire B2B |
| Livreurs | 6 |
| Commandes clients B2B | 1 190 par mois |
| Revenu annuel estimé | 10 710 000 $ (basé sur une moyenne de 750 $ par commande) |
| Système comptable ou ERP | QuickBooks Online |
Cette étude couvre la prise de commande, les ajustements à la livraison, la facturation, les paiements et les comptes à recevoir. Elle considère un taux de conversion de 100 % de la prise de commande vers WEGOTRADE. Les paiements sont automatisés à 85 % (60 % en ligne et 25 % perçus à la porte par le livreur). Les autres processus sont couverts par les outils mobiles et l'intégration comptable, avec une optimisation de l'effort de 80 %, laissant 20 % pour la gestion des exceptions.
Section 2
Section 3
Distributeur régional (PME) traite 1 190 commandes par mois. Les clients commandent principalement par téléphone et par courriel, et l'équipe administrative doit saisir chacune de ces commandes manuellement dans QuickBooks Online. Lors des livraisons, les 6 livreurs peuvent prendre des retours et calculent manuellement les livraisons finales. Au retour de la tournée, l'équipe administrative doit créer manuellement chaque facture dans QuickBooks Online à partir des notes des livreurs.
Les retours notés à la main par les livreurs et la double saisie des factures dans QuickBooks Online multiplient les risques d'erreurs de transcription et d'oublis.
Le cycle complet, de la commande à la livraison, à la facturation puis au paiement, dépend du retour physique des livreurs et de la disponibilité de la ressource administrative, ce qui allonge les délais de traitement.
L'absence d'un système centralisé limite la visibilité en temps réel sur l'état des commandes, des livraisons et des paiements reçus.
Pour le client, commander par téléphone ou par courriel demande du temps et des efforts. Il doit joindre un représentant disponible, énumérer chaque item de mémoire ou à partir de ses propres notes, puis attendre la confirmation. À cela s'ajoutent des factures reçues avec délai après la livraison et un manque de visibilité sur leur solde, ce qui peut nuire à la relation d'affaires.
| Activité | Temps par commande |
|---|---|
| Création de commande | 8 min |
| Ajustements à la livraison | 3 min |
| Création de facture | 3 min |
| Traitement de paiement | 3 min |
| Gestion comptes à recevoir | 4 min |
| Total par commande | 21 min |
Coût horaire de référence = 59 000 $ de salaire annuel, avantages sociaux inclus, divisé par 1 680 heures par poste (35 h par semaine sur 48 semaines travaillées) = 35,12 $ l'heure.
| Section | Heures / mois | Heures / année |
|---|---|---|
| Commandes clients | 158,7 | 1 904 h |
| Commandes consolidées | 3,8 | 45 h |
| Ajustements livraison | 59,5 | 714 h |
| Factures | 59,5 | 714 h |
| Paiements | 59,5 | 714 h |
| Comptes à recevoir | 79,3 | 952 h |
| Total | 420,3 | 5 043 h |
Cette charge représente l'équivalent de 3,00 postes à temps plein (5 043 heures divisées par 1 680 heures par poste), pour un coût de 177 105 $ par année.
Section 4
L'effort annuel passe de 5 043 heures à 972,9 heures. Le cœur du changement est que le client passe sa commande lui-même, sur la plateforme de commande à votre image, au lieu qu'une personne la ressaisisse.
Avant. 1 904 heures par année.
Après. 100 % des commandes sont passées par le client, en ligne ou à partir d'un gabarit de commande généré automatiquement pour son jour de livraison. La saisie manuelle disparaît.
Avant. 45 heures par année.
Après. Les 9 commandes consolidées mensuelles sont générées et transmises automatiquement par WEGODeliver.
Avant. 714 heures par année.
Après. WEGODeliver capture les ajustements et les retours directement chez le client. La facture finale est générée sur place, garantissant une exactitude parfaite entre ce qui est livré et ce qui est facturé.
Avant. 714 heures par année.
Après. Les factures sont générées automatiquement sur place et synchronisées instantanément avec QuickBooks Online, sans aucune ressaisie.
Avant. 714 heures par année.
Après. WEGOPay automatise 85 % des paiements (60 % en ligne et 25 % perçus à la porte par le livreur) et applique chaque paiement à sa facture automatiquement. Les rappels et les états de compte sont transmis automatiquement.
Avant. 952 heures par année.
Après. Les relances de paiement et la transmission des états de compte sont automatisées directement sur WEGOTRADE, réduisant le suivi manuel requis pour les comptes en souffrance.
| Dimension | Avant | Après WEGOTRADE |
|---|---|---|
| Risque d'erreurs | Élevé. Erreurs de transcription manuelle des commandes, des retours à la livraison, et oublis dans QuickBooks Online. | Quasi nul. Données saisies à la source par les clients ou les livreurs. |
| Délais de paiement | Allongés par la collecte manuelle et la mise à jour tardive des factures. | Réduits grâce au paiement en ligne immédiat et à la perception mobile à la livraison. |
| Envoi de factures | Manuel et différé, après le retour physique des livreurs. | Automatique et instantané, par WEGOTRADE et courriel dès la livraison. |
| Mise à jour des paiements | Saisie manuelle longue pour l'application du paiement à la facture dans QuickBooks Online. | Application automatisée à 85 % via l'intégration bidirectionnelle avec QuickBooks Online. |
| Satisfaction client | Risque de litiges dus aux erreurs de saisie des retours et des paiements. | Professionnalisme accru, transparence et accès en temps réel aux factures. |
| Productivité de l'équipe | Ressource administrative mobilisée par des tâches de saisie répétitives. | Capacité de croissance augmentée sans ajout de personnel administratif. |
Section 5
| Poste | Avant | Après | Gain |
|---|---|---|---|
| Charge administrative | 177 105 $ | 34 167 $ | 142 938 $ |
| Équivalents temps plein | 3,00 | 0,58 | 2,42 libérés |
| Section | Avant | Après | Libéré |
|---|---|---|---|
| Commandes clients | 1 904 h | 380,8 h | 1 523,2 h |
| Commandes consolidées | 45 h | 9 h | 36 h |
| Ajustements livraison | 714 h | 142,8 h | 571,2 h |
| Factures | 714 h | 142,8 h | 571,2 h |
| Paiements | 714 h | 107,1 h | 606,9 h |
| Comptes à recevoir | 952 h | 190,4 h | 761,6 h |
| Total | 5 043 h | 972,9 h | 4 070,1 h |
Section 6
Aujourd'hui, cette opération consacre 177 105 $ par année à du travail administratif qui ne génère ni marge ni valeur pour le client. L'automatiser libère 4 070,1 heures, soit 2,42 équivalents temps plein, pour une économie nette de 94 429 $ par année et un rendement de 195 %, ce qui rentabilise le projet en 6,2 mois.
Méthode