Une étude documentée des coûts et des bénéfices d'un distributeur de taille moyenne : 2 975 commandes par mois, chaque tâche récurrente mesurée sur une année complète. Accès immédiat, sans frais.
Étude coûts et bénéfices, scénario 3 de 5
12 555 heures par année de travail manuel, de la commande à l'encaissement, et ce qui change quand le client passe sa commande lui-même.
Section 1
Il s'agit d'une étude documentée, pas d'une estimation. Chaque tâche récurrente du cycle de la commande à l'encaissement a été mesurée sur une année complète, puis recalculée sur une plateforme où le client passe sa commande lui-même.
| Activité | Distribution alimentaire, avec livraison directe aux clients |
| Industrie | Distribution alimentaire B2B |
| Agent(e)s au service à la clientèle | 3 |
| Livreurs | 14 |
| Commandes clients B2B | 2 975 par mois |
| Revenu annuel estimé | 26 775 000 $ (basé sur une moyenne de 750 $ par commande) |
| Système comptable ou ERP | Business Central |
Cette étude couvre la prise de commande, les ajustements à la livraison, la facturation, les paiements et les comptes à recevoir. Elle considère un taux de conversion de 75 % de la prise de commande vers WEGOTRADE. Les paiements sont automatisés à 85 % (60 % en ligne et 25 % perçus à la porte par le livreur). Les autres processus sont couverts par les outils mobiles et l'intégration comptable, avec une optimisation de l'effort de 80 %, laissant 20 % pour la gestion des exceptions.
L'économie nette et le rendement présentés ci-dessous correspondent au régime permanent, une fois la période de mise en place et l'implantation progressive complétées. Seule la période de récupération tient compte du cheminement réel de l'année 1, incluant 3 mois de mise en place et 4 mois d'implantation progressive.
Section 2
Section 3
Distributeur de taille moyenne traite 2 975 commandes par mois. Les clients commandent principalement par téléphone et par courriel, et l'équipe administrative doit saisir chacune de ces commandes manuellement dans Business Central. Lors des livraisons, les 14 livreurs peuvent prendre des retours et calculent manuellement les livraisons finales. Au retour de la tournée, l'équipe administrative doit créer manuellement chaque facture dans Business Central à partir des notes des livreurs.
Les retours notés à la main par les livreurs et la double saisie des factures dans Business Central multiplient les risques d'erreurs de transcription et d'oublis.
Le cycle complet, de la commande à la livraison, à la facturation puis au paiement, dépend du retour physique des livreurs et de la disponibilité de la ressource administrative, ce qui allonge les délais de traitement.
L'absence d'un système centralisé limite la visibilité en temps réel sur l'état des commandes, des livraisons et des paiements reçus.
Pour le client, commander par téléphone ou par courriel demande du temps et des efforts. Il doit joindre un représentant disponible, énumérer chaque item de mémoire ou à partir de ses propres notes, puis attendre la confirmation. À cela s'ajoutent des factures reçues avec délai après la livraison et un manque de visibilité sur leur solde, ce qui peut nuire à la relation d'affaires.
| Activité | Temps par commande |
|---|---|
| Création de commande | 8 min |
| Ajustements à la livraison | 3 min |
| Création de facture | 3 min |
| Traitement de paiement | 3 min |
| Gestion comptes à recevoir | 4 min |
| Total par commande | 21 min |
Coût horaire de référence = 59 000 $ de salaire annuel, avantages sociaux inclus, divisé par 1 680 heures par poste (35 h par semaine sur 48 semaines travaillées) = 35,12 $ l'heure.
| Section | Heures / mois | Heures / année |
|---|---|---|
| Commandes clients | 396,7 | 4 760 h |
| Commandes consolidées | 5 | 60 h |
| Ajustements livraison | 148,8 | 1 785 h |
| Factures | 148,8 | 1 785 h |
| Paiements | 148,8 | 1 785 h |
| Comptes à recevoir | 198,3 | 2 380 h |
| Total | 1 046,4 | 12 555 h |
Cette charge représente l'équivalent de 7,47 postes à temps plein (12 555 heures divisées par 1 680 heures par poste), pour un coût de 440 920 $ par année.
Section 4
L'effort annuel passe de 12 555 heures à 3 373,8 heures. Le cœur du changement est que le client passe sa commande lui-même, sur la plateforme de commande à votre image, au lieu qu'une personne la ressaisisse.
Avant. 4 760 heures par année.
Après. 75 % des commandes sont passées par le client, en ligne ou à partir d'un gabarit de commande généré automatiquement pour son jour de livraison. Les agents au service à la clientèle utilisent WEGOSell pour saisir directement les commandes des 25 % de clients qui ne commandent pas encore eux-mêmes sur la plateforme.
Avant. 60 heures par année.
Après. Les 12 commandes consolidées mensuelles sont générées et transmises automatiquement par WEGODeliver.
Avant. 1 785 heures par année.
Après. WEGODeliver capture les ajustements et les retours directement chez le client. La facture finale est générée sur place, garantissant une exactitude parfaite entre ce qui est livré et ce qui est facturé.
Avant. 1 785 heures par année.
Après. Les factures sont générées automatiquement sur place et synchronisées instantanément avec Business Central, sans aucune ressaisie.
Avant. 1 785 heures par année.
Après. WEGOPay automatise 85 % des paiements (60 % en ligne et 25 % perçus à la porte par le livreur) et applique chaque paiement à sa facture automatiquement. Les rappels et les états de compte sont transmis automatiquement.
Avant. 2 380 heures par année.
Après. Les relances de paiement et la transmission des états de compte sont automatisées directement sur WEGOTRADE, réduisant le suivi manuel requis pour les comptes en souffrance.
| Dimension | Avant | Après WEGOTRADE |
|---|---|---|
| Risque d'erreurs | Élevé. Erreurs de transcription manuelle des commandes, des retours à la livraison, et oublis dans Business Central. | Quasi nul. Données saisies à la source par les clients ou les livreurs. |
| Délais de paiement | Allongés par la collecte manuelle et la mise à jour tardive des factures. | Réduits grâce au paiement en ligne immédiat et à la perception mobile à la livraison. |
| Envoi de factures | Manuel et différé, après le retour physique des livreurs. | Automatique et instantané, par WEGOTRADE et courriel dès la livraison. |
| Mise à jour des paiements | Saisie manuelle longue pour l'application du paiement à la facture dans Business Central. | Application automatisée à 85 % via l'intégration bidirectionnelle avec Business Central. |
| Satisfaction client | Risque de litiges dus aux erreurs de saisie des retours et des paiements. | Professionnalisme accru, transparence et accès en temps réel aux factures. |
| Productivité de l'équipe | Ressource administrative mobilisée par des tâches de saisie répétitives. | Capacité de croissance augmentée sans ajout de personnel administratif. |
Section 5
| Poste | Avant | Après | Gain |
|---|---|---|---|
| Charge administrative | 440 920 $ | 118 483 $ | 322 437 $ |
| Équivalents temps plein | 7,47 | 2,01 | 5,47 libérés |
| Section | Avant | Après | Libéré |
|---|---|---|---|
| Commandes clients | 4 760 h | 1 904 h | 2 856 h |
| Commandes consolidées | 60 h | 12 h | 48 h |
| Ajustements livraison | 1 785 h | 357 h | 1 428 h |
| Factures | 1 785 h | 357 h | 1 428 h |
| Paiements | 1 785 h | 267,8 h | 1 517,2 h |
| Comptes à recevoir | 2 380 h | 476 h | 1 904 h |
| Total | 12 555 h | 3 373,8 h | 9 181,2 h |
Section 6
Aujourd'hui, cette opération consacre 440 920 $ par année à du travail administratif qui ne génère ni marge ni valeur pour le client. L'automatiser libère 9 181,2 heures, soit 5,47 équivalents temps plein, pour une économie nette de 228 299 $ par année et un rendement de 243 %. La période de récupération s'établit à 4,8 mois en tenant compte de 3 mois de mise en place et 4 mois d'implantation progressive.
Méthode