Deux cents clients. Deux cents listes de prix. Une seule boîte de courriels.

La gestion des bons de commande devient difficile avec plusieurs centaines de clients parce que chaque compte a ses propres prix, son propre calendrier de livraison et ses propres habitudes de commande, et que rien de tout cela ne vit dans une boîte de courriels. La charge augmente avec le nombre de clients que vous servez, pas avec le nombre de commandes qu'ils passent. C'est pourquoi la gestion des bons de commande pose de sérieux défis vers quelques centaines de comptes plutôt qu'à quelques milliers de commandes.

Cette distinction compte, parce que la plupart des équipes corrigent le mauvais problème. Elles cherchent une façon plus rapide de saisir les commandes. Le problème n'est pas la vitesse de frappe.

La réponse courte. Le volume de commandes est un problème de débit et vous pouvez embaucher pour le régler. Le nombre de clients est un problème de complexité et vous ne le pouvez pas. Chaque nouveau compte ajoute une liste de prix, une fenêtre de livraison, une commande minimum et un ensemble de préférences que quelqu'un doit retenir.

Qu'est-ce qui rend la gestion des bons de commande difficile avec plusieurs centaines de clients ?

Quatre choses s'additionnent, et elles s'additionnent par compte plutôt que par commande.

Chaque compte a ses propres prix. Prix contractuels, paliers de volume, périodes promotionnelles et exceptions propres au compte. À vingt clients, une personne garde tout cela en tête. À trois cents, elle ne peut plus, alors le prix est cherché, ou pire, deviné.

Chaque compte commande à sa façon. L'un envoie un fichier Excel le jeudi après-midi. L'un téléphone. L'un envoie une liste d'UPC par texto. L'un répond au fil de courriels de la semaine dernière avec « la même chose, mais le double de 2 L ». Aucun de ces formats n'est lisible par votre ERP.

Chaque compte a son propre calendrier. Fenêtres de livraison, heures de tombée, quantités minimales et commandes permanentes qui doivent partir sans que personne ne le demande. Manquez une heure de tombée et la commande devient un appel, puis une exception, puis un crédit.

Personne ne voit le statut. Le client demande où est sa commande. La réponse vit dans une boîte de courriels, dans un écran d'ERP et dans la mémoire d'un livreur, alors quelqu'un arrête ce qu'il fait pour la reconstituer.

Rien de tout cela n'est un manque de fonctionnalité logicielle. C'est l'arithmétique d'une clientèle qui grandit sur des outils conçus pour une commande à la fois.

Comment simplifier le suivi des commandes et les prix propres à chaque client ?

Vous arrêtez de les traiter séparément.

Le suivi et les prix semblent être deux tâches parce que la plupart des opérations les gèrent à deux endroits. Les prix vivent dans l'ERP ou dans un fichier Excel. Le statut des commandes vit dans les courriels. Dès que les deux sont séparés, chaque commande a besoin d'une personne pour les réunir, et cette personne devient à la fois le goulot d'étranglement et la source d'erreurs.

La correction consiste à mettre le prix là où la commande est passée. Quand un client se connecte et voit son catalogue à son prix contractuel, trois choses cessent de se produire en même temps.

• Personne ne cherche un prix, donc personne n'applique le mauvais.
• Personne ne retranscrit une commande, donc la commande et le prix arrivent ensemble.
• La commande porte son propre statut dès qu'elle existe, donc la question « où est ma commande » se répond d'elle-même.

C'est tout le mécanisme. Le moteur de prix et le suivi des commandes sont le même système, et c'est le client qui l'utilise.

Combien coûte vraiment le traitement manuel des bons de commande ?

Plus que la plupart des dirigeants ne l'estiment, parce que le coût est réparti entre des personnes qui n'y touchent chacune que quelques minutes. Les analyses comparatives de l'APQC situent le coût de traitement d'un seul bon de commande entre environ 14 $ et plus de 54 $, l'écart étant dicté par la façon dont le travail est structuré plutôt que par l'effort des personnes.^[1] À quelques centaines de commandes par mois, la différence entre le haut et le bas de cette fourchette représente un salaire complet.

Notre propre étude dit la même chose en heures. Dans les cinq scénarios de ROI documentés de WEGOTRADE, le bureau des commandes d'un distributeur porte 1 851 heures manuelles par année. Faire passer les clients en ligne en a récupéré 1 494, soit 0,89 poste équivalent temps plein rendu à l'entreprise. Pour un petit distributeur indépendant traitant 430 commandes par mois, cela a donné 31 668 $ net la première année, un rendement de 152 %, avec un retour sur investissement atteint en 7,9 mois.

Lisez la fourchette, pas la moyenne. Le retour sur investissement s'étale de 4 à 8 mois selon le volume de commandes et le nombre de clients. Demandez le scénario qui correspond à votre opération plutôt que la moyenne. Si le calcul ne fonctionne pas avec vos chiffres, nous vous le dirons.

Le chiffre qui frappe le plus fort n'est pas l'argent. C'est 0,89 personne, parce que chaque responsable des opérations sait déjà exactement de qui il s'agit et ce que cette personne pourrait faire d'autre.

Qu'est-ce qui change quand vos clients passent leurs commandes eux-mêmes ?

La commande arrive complétée.

C'est là la différence, et elle est plus grande qu'elle n'y paraît. Une commande qu'un client passe sur votre propre plateforme est déjà au bon prix, déjà dans sa fenêtre de livraison, déjà validée contre ses minimums, et déjà inscrite dans votre ERP au bon dossier client et au bon UPC. Il n'y a pas de deuxième saisie ni de retranscription à vérifier.

Tout l'aval en hérite. La facturation s'appuie sur le même enregistrement, la livraison s'appuie sur le même enregistrement, et le paiement s'applique à la même facture. Rien n'est reconstruit à partir de notes.

Les distributeurs actifs sur WEGOTRADE reçoivent 70 à 100 % de leurs commandes en ligne. C'est ce taux qui vaut la peine d'être suivi, parce qu'une plateforme ne se rentabilise qu'au rythme auquel vos clients l'utilisent réellement.

Où se situe WEGOTRADE ?

WEGOTRADE est une plateforme B2B connectée et un marketplace pour les fabricants et distributeurs alimentaires d'Amérique du Nord. Elle couvre tout le cycle de la commande au paiement au même endroit.

• Vos clients commandent eux-mêmes sur WEGOTRADE ou votre propre plateforme en marque blanche, à votre image, à leur prix contractuel.
• Les commandes s'inscrivent dans votre ERP en temps réel grâce à l'intégration avec SAP, Microsoft Business Central, NetSuite, QuickBooks Online, Sage 300 et Acomba.
• Vos représentants sur la route saisissent leurs commandes dans WEGOSell, sur le même catalogue et aux mêmes prix.
• La livraison directe en magasin est saisie dans WEGODeliver, avec une preuve de livraison qui se règle sur la commande qui existe déjà.
• Le paiement s'applique automatiquement par WEGOPay, à frais fixes par transaction plutôt qu'à un pourcentage de la vente.

Vous pouvez aussi vendre sur le marketplace WEGOTRADE, qui relie les vendeurs à plus de 21 000 entreprises qui commandent déjà partout au Canada. Exploiter votre propre plateforme à votre image et être inscrit sur le marketplace sont deux options offertes, et beaucoup de distributeurs font les deux.

Comment les approches se comparent-elles ?

Questions fréquentes

Q : Qu'est-ce qui rend la gestion des bons de commande difficile avec plusieurs centaines de clients ?

Chaque nouveau compte apporte ses prix contractuels, sa fenêtre de livraison, sa commande minimum et ses habitudes de commande. Cette complexité croît par client, pas par commande, alors une équipe absorbe beaucoup plus facilement des commandes supplémentaires de comptes existants que le même volume réparti sur de nouveaux comptes.

Q : Comment gérer des listes de prix propres à chaque client sans fichier Excel ?

Appliquez le prix au moment de la commande plutôt qu'après. Quand chaque client se connecte à son propre catalogue, son prix contractuel est déjà en place, alors il n'y a rien à chercher et rien à corriger plus tard.

Q : Combien coûte le traitement manuel d'un bon de commande ?

Les analyses comparatives de l'APQC le situent entre environ 14 $ et plus de 54 $ par bon de commande, l'écart étant dicté par la structure du processus.^[1] L'étude documentée de WEGOTRADE chiffre 1 851 heures par année, dont 1 494 ont été récupérées après le passage des commandes en ligne.

Q : Une plateforme B2B remplace-t-elle notre ERP ?

Non. WEGOTRADE ajoute une couche de prise de commande et de paiement par-dessus votre système actuel, y compris QuickBooks Online, SAP, Microsoft Business Central, NetSuite, Sage 300 et Acomba. Les commandes entrent en temps réel, sans double saisie.

Q : Combien de temps avant que ça se rentabilise ?

Le retour sur investissement s'étale de 4 à 8 mois dans les cinq scénarios documentés, selon le volume de commandes et le nombre de clients. Demandez le scénario qui correspond à votre opération plutôt que de travailler avec la moyenne.

Q : Et si la plupart de nos clients veulent encore commander par téléphone ?

Le taux d'adoption est le chiffre qui définit votre succès, alors c'est celui qu'il faut planifier plutôt qu'espérer. Les distributeurs actifs reçoivent 70 à 100 % de leurs commandes en ligne, et y arriver est une question de déploiement plutôt qu'une question de logiciel.

Q : Comment la plateforme WEGOTRADE applique-t-elle les bons prix à chaque client ?

Chaque client accède à son portail de commande avec ses identifiants. Dès la connexion, ses prix contractuels sont chargés automatiquement depuis votre logiciel comptable. Il n'y a aucune intervention manuelle : le catalogue qu'il voit affiche uniquement ses tarifs négociés, article par article.

Q : Est-ce que mes clients doivent télécharger une application pour commander ?

Non. Vos clients peuvent commander depuis n'importe quel navigateur. Une application mobile native est également disponible pour ceux qui préfèrent commander depuis leur téléphone ou tablette.

Q : Que se passe-t-il si j'ai des clients avec des structures de prix très différentes ?

La plateforme WEGOTRADE gère autant de listes de prix distinctes que vous avez de clients. Chaque compte a ses propres paramètres : prix, minimums de commande, fenêtres de livraison, conditions de paiement. Aucune limite sur le nombre de configurations.

Q : Est-ce que la plateforme s'intègre à mon logiciel comptable actuel ?

Oui. Les intégrations actives incluent QuickBooks Online, SAP Business One, Microsoft Business Central, Acomba, NetSuite, Sage 300, Zoho Books et d'autres. La synchronisation est bidirectionnelle et en temps réel. Les commandes n'ont pas besoin d'être importées ou retranscrites.

Q : Combien de temps faut-il pour que mes clients commandent en ligne plutôt que par téléphone ?

Les distributeurs actifs sur la plateforme atteignent généralement 70 à 100 % de leurs commandes reçues en ligne dans les 90 jours suivant l'implantation. Le portail à votre image, les rappels automatiques et la simplicité d'utilisation sont les principaux facteurs d'adoption.

Q : WEGOPay prend-il un pourcentage sur mes ventes ?

Non. WEGOPay facture un montant fixe par transaction. Peu importe la valeur de la commande, le frais ne change pas. Sur des volumes élevés, l'économie par rapport à un frais de pourcentage peut représenter des dizaines de milliers de dollars par année.

Apportez vos propres chiffres

Trente minutes, votre volume de commandes et votre nombre de clients, et nous vous montrons lequel des cinq scénarios correspond à votre opération. Si le calcul ne fonctionne pas, nous vous le dirons.

Réservez 30 minutes avec l'équipe